РАССЫЛКА КОРПОРАТИВНЫХ ПОДАРКОВ

06.09.2023

Рассылка подарков и поздравлений клиентам и бизнес партнерам – серьезное испытание. Обычно все силы отдаются поискам оригинальной идеи, но в реальности это лишь малая часть проекта. Главные трудности подстерегают ответственную команду на этапе реализации.

Мы составили практические советы, которые помогут вам предвидеть и преодолеть все препятствия на пути к успешной рассылке подарков.

Предпраздничная доставка подарков может показаться простой задачей только тому, кто никогда ею не занимался. Поиск и обсуждение креативной идеи длится от пары недель до пары месяцев. А на подготовку доставки времени всегда остается в обрез.

Расскажем, как организовать процесс, чтобы вовремя разослать подарки и избежать ненужного стресса.

Наличие точной контактной информации и актуальных телефонных номеров – залог успеха.

Очевидно? Еще бы!

Тем не менее, в реальной жизни предоставленный перечень имен и контактных данных часто оказывается неполным. И если он получен в последний момент, уточнять бывает некогда.

Как правило, подарок состоит из нескольких элементов. Обычно это календари, ежедневники, другая брендированная продукция, бутылки с алкоголем, конфеты, деликатесы с длительным сроком годности. К ним добавляются поздравительные открытки и подарочные пакеты с фирменным дизайном, которые заказывают в типографии.

Для закупки и производства подарков привлекают разных подрядчиков. Поставки от них происходят не одновременно, иногда с интервалом в 2-4 недели. Хранение в офисе полученного тиража в ожидании, когда подарки можно укомплектовать, чревато потерями или порчей. А иногда для них просто нет места.

При большом количестве адресатов сбор подарков – трудоемкий процесс, требующий достаточного числа рабочих рук. К каждому подарку необходимо прикрепить данные получателя, чтобы отправление было доставлено именно тому, кому оно предназначается.

Чтобы укомплектовать все самостоятельно, потребуется свободное пространство. Для подготовки рассылки иногда выделяют переговорную комнату. Если это невозможно, готовьтесь к тому, что подарки заполнят все рабочие помещения.

Даже если вы планируете рассылку подарков только в пределах своего города, подарочного пакета может оказаться недостаточно. Главные праздники приходятся на зимний период и первый месяц весны. Поэтому не лишне заказать дополнительную защиту из прозрачного полиэтилена на случай дождя или снега.

Подарки, предназначенные для курьерской доставки по России, необходимо подготовить, как обычные отправления курьерской почты. Если в их составе есть хрупкие элементы, их следует упаковывать особенно тщательно.

В момент рассылки становится ясно, насколько тщательно вы поработали над списком получателей в начале проекта. Ошибки в адресах или некорректные номера телефонов не позволяют вручить отправления с первой попытки. В таких случаях мы запрашиваем уточнение и делаем все возможное, чтобы, несмотря ни на что, подарки были вовремя вручены вашим партнерам. А по итогам высылаем вам полный отчет о результатах работы.

Доставка подарков контрагентам за рубеж требует особого внимания с первых шагов. Зарубежные отправления проходят контроль на таможне и, чаще всего, доставляются авиатранспортом, поэтому все составляющие подарка должны соответствовать таможенному законодательству и требованиям авиационной безопасности.

В связи с этим не получится послать в подарок за рубеж бутылку шампанского или вина, поскольку все виды алкогольных напитков запрещено пересылать за рубеж в частных посылках.
Другой пример – портативный внешний аккумулятор для мобильного телефона (power bank). Это отличный бизнес подарок, полезный и современный. Но у него есть недостаток – его нельзя послать экспресс почтой.

О других ограничениях для разных категорий товаров читайте в статье «Как отправить посылку за границу без хлопот и волнений».

Если окажется, что подарки не соответствуют требованиям контролирующих органов, доставить их не получится. Придется срочно подбирать замену, а потом искать новое применение уже закупленным подаркам и отвечать перед руководством за перерасход маркетингового бюджета.

Мы готовы и к сложным задачам, и к выполнению лишь отдельных этапов рассылки. Наши специалисты рассчитают сроки и стоимость и будут от начала до конца сопровождать ваш проект.

Звоните нам +7 (495) 137-78-50, когда потребуется подготовить рассылку. Мы обязательно вам поможем.

До встречи!